1. Wie zijn wij?

Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij u informeren waarom en op welke wijze uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door GolfAcademyWitteveen/WitteveenGolf, HendrikSmitstraat 31, 1222GK te Hilversum, met KVK nr. 32118305  (hierna gezamenlijk “Wij”, “GolfAcademyWitteveen, “WitteveenGolf”  genoemd).

Onze contactgegevens zijn als volgt: WitteveenGolf, HendrikSmitstraat 31, 1222GK te Hilversum +316 57 75 26 22, info@witteveengolf.nl

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen Wij de maatregelen die waarborgen dat u:

• geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens en over uw rechten;
• de controle behoudt over de persoonsgegevens die Wij verwerken;
• uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen.

 

2. Welke gegevens verzamelen Wij over u?

Onder “persoonsgegevens” verstaan Wij alle informatie die naar een bepaalde levende natuurlijke persoon verwijst.

In het bijzonder verzamelen Wij administratieve gegevens en contactgegevens. Hiermee kunnen Wij U identificeren of contact met U opnemen, of kunnen Wij met U zaken doen als U een klant, een leverancier of een zakelijke partner bent. Deze persoonsgegevens kunnen contactgegevens zijn zoals Uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, of Uw bankrekeningnummer.

Persoonsgegevens van minderjarigen worden alleen verwerkt met toestemming van de ouders en communicatie met de minderjarigen zal altijd worden gekopieerd aan de ouder(s).

 

3. Waarvoor hebben we Uw gegevens nodig?

Wij gebruiken uw gegevens voor de volgende doeleinden

3.1) Facturen en betalingen

3.2) Webagenda voor lessen

3.3) Mobile telefoonnummer voor urgente agenda wijzigingen en instructies en sociaal contact gedurende groepslessen

3.4) Bank betalingen voor de Belastingdienst

3.5) Video opnames tijdens lessen als onderdeel van het lesmateriaal

3.6) Video’s en foto’s gedurende wedstrijden als onderdeel van het lesmateriaal en voor sociale contacten, wedstrijdwinnaars, flight foto’s etc.

3.7) Startlijsten voor wedstrijden.  Deze lijsten worden aan alle deelnemers gecomuniceerd. Deze lijsten bevatten naam en Hcp. Een lijst met alleen naam en handicap is ook beschikbaar voor derden zoals secretariaat van een golfclub, catering en collega’s.

3.8) Deelnemerslijsten voor golf reizen.  Deze kunnen email en mobiel nummer bevatten. Dit om met elkaar te communiceren tijdens en voor de reis. Deze lijst wordt ook gedeeld met Pin-High  voor het verzorgen van de accommodatie etc.

3.9) Video en foto voor en gedurende de golf reis voor sociaal contact.  Tijdens de groepsreizen worden er ook altijd 2 whatsapp groepen opgezet.  Een voor sociale contacten en een voor instructies. Na de reis dient men zelf de app te verwijderen

• Dienstverlening en klantenrelatie

 

Wij kunnen Uw persoonsgegevens gebruiken om u als klant te kunnen aanmaken en om onze activiteiten of diensten te realiseren.

Wij verzamelen en verwerken hiervoor Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en postcode en bij voorkeur mobiel telefoon nummer voor snelle communicatie.

• Informatie en commerciële communicatie

Wij wensen U te kunnen informeren over onze diensten, evenementen of relevante nieuwsberichten. Dat kan op Uw uitdrukkelijke vraag gebeuren, of als wij vermoeden dat U interesse hebt in of gebaat bent bij een dienst.

U zult onze directe aanbiedingen ontvangen indien U daartoe een uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

4. Vragen Wij voor verwerkingen Uw toestemming?

• Algemeen

Uw persoonsgegevens kunnen enkel rechtmatig door ons worden gebruikt en verwerkt indien aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:

• het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomstdie u met ons heeft gesloten of om, op uw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen zetten om tot een overeenkomst met ons te komen.
• wij beschikken over uw uitdrukkelijke en vrije toestemmingom uw persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken.
• het gebruik van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in de mate dat dit opweegt tegen uw belangen en rechten;
• wij kunnen wettelijk verplichtzijn om bepaalde gegevens te verwerken, en in het bijzonder door te geven naar de betrokken overheden.

5. Met welke andere personen delen we Uw persoonsgegevens?

5.1) Met onze Boekhouder en onze Webmaster delen we de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van hun taken.

5.2) Wij versturen voor Golfpark Soestduinen relevante aanbiedingen.

5.3) Groepsreizen deelnemers delen zelf ook hun persoonsgegevens met Pin-High.

 

• Alleen als Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, kunnen Uw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instellingen, fiscale instanties en onderzoeksdiensten.
• Waar worden de gegevens bewaard en verwerkt?

Wij werken met Microsoft Office 365.  Uw gegevens worden bewaard op een laptop in een klanten map met kopie op een Microsoft oneDrive. All onze mail word via Microsoft Outlook verzonden.

De bestanden in Office 365 zijn allemaal beschermd met een dubbele authenticatie.

Uw gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken Wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd.  Indien Wij voorzien dat Uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en bewerkt, dan zullen Wij dit expliciet vermelden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als van toepassing binnen de EU.

Uw persoonsgegevens zullen buiten deze gevallen nooit aan derden worden overgemaakt of ter beschikking gesteld en worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van ons. Andere ondernemingen kunnen Uw gegevens dus niet gebruiken om U bv. reclame toe te sturen.

 

7. Hoe lang bewaren we Uw persoonsgegevens?

Wij bewaren Uw gegevens enkel zolang als dat nodig is met het oog op de doeleinden waarvoor de gegevens gebruikt worden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring. Eventuele afwijkingen of verduidelijkingen van dit principe zijn uitdrukkelijk vermeld onder de verschillende doeleinden vermeld onder punt 4 van deze Verklaring.

Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype alsook per doeleinde van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaringstermijnen aanzienlijk variëren.

 

Zodra Uw gegevens niet langer nodig zijn en Wij ook geen wettelijke bewaarplicht hebben zullen Wij deze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen.

 

8. Hoe beveiligen we Uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

 

9. Wat zijn Uw rechten?

• Recht van inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar
• Recht op inzage van Uw persoonsgegevens

U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van Uw persoonsgegeven die door ons worden verwerkt. Wij zullen U in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien U hierom verzoekt.

 

• Recht om Uw persoonsgegevens te verbeteren

U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.

• Recht om Uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking gebaseerd is op Uw toestemming zoals uiteengezet onder punt 4 dan heeft U het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.

• Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken

Wanneer Uw persoonsgegevens verwerkt worden met het oog op statistische doeleinden, dan heeft U het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van Uw persoonsgegevens ingeval van redenen Uw specifieke situatie verband houden.

• Recht op wissing van Uw persoonsgegevens

U heeft een recht op wissing van Uw persoonsgegevens. Op basis hiervan kan U, wanneer u niet langer een relatie wenst met ons, ons vragen om te stoppen met het gebruiken van Uw persoonsgegevens. Wij kunnen echter wel persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden vereist zijn.

Onder dit verwijderingsrecht heeft U ook het recht om ons te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van Uw toestemming of ons gerechtvaardigde belang.

• Recht op overdracht van persoonsgegevens

Voor wat betreft de verwerking van Uw persoonsgegevens op basis van Uw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor levering van de gevraagde producten of diensten, dan kan U ons vragen om Uw persoonsgegevens – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar U door te sturen zodat U deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons.

• Recht op beperking van bepaalde verwerkingen

U kunt ons verzoeken om de verwerking van Uw persoonsgegevens te beperken in elk van de volgende gevallen:

• indien U de juistheid van de persoonsgegevens betwist, kan U om een beperking van de verwerking verzoeken gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
• indien de verwerking onrechtmatig is en U zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en U ons in de plaats daarvan verzoekt om de beperking van het gebruik ervan;
• indien Wij Uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden vermeld onder punt 4, maar U deze wel nog nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• indien U bezwaar heeft gemaakt tegen een verwerking, zullen Wij deze verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van ons zwaarder wegen dan die van U.

Wanneer U het recht op de beperking van de verwerking heeft verkregen, zullen Wij, afgezien van het opslaan van de gegevens, geen verrichtingen meer uitvoeren met de desbetreffende persoonsgegevens.

• Recht van bezwaar tegen direct marketing

Zoals hierboven aangegeven onder punt 4 vragen Wij Uw toestemming om commerciële informatie, reclame of persoonlijke voorstellen aan U te richten (via direct marketingacties of elektronische nieuwsbrieven). U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van Uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, als U dergelijke mededelingen niet (meer) van ons wilt ontvangen. In dit geval zullen Wij Uw gegevens niet meer verwerken voor direct marketingdoeleinden. Uw aanvraag zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd.

 

Als U Uw recht om bezwaar te maken heeft uitgeoefend, kunt U, indien U dat wenst, direct marketingactiviteiten via dezelfde kanalen terug toestaan.

Wij vestigen Uw aandacht op het feit dat Uw uitoefening van het recht van bezwaar niet verhindert dat Wij U in voorkomend geval contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze Verklaring.

10. Hoe uitoefenen?

Om voormelde rechten uit te oefenen kan U een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze:

• per email: info@witteveengolf.nl
• schriftelijk naar volgend postadres: WitteveenGolf, HendrikSmitstraat 31, 1222GK te Hilversum

Bij de uitoefening van Uw recht verzoeken Wij U om duidelijk aan te geven op welk recht U zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) U zich eventueel verzet of welke toestemming U wenst in te trekken.

• Aandachtspunten bij het uitoefenen van de rechten

We wensen U er op te wijzen dat het verzet tegen bepaalde verwerkingen of het intrekken van Uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van Uw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat U niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik zal kunnen maken van door ons aangeboden activiteiten of diensten.

11. Hoe kunt U vragen of klachten indienen?

Indien U een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens dan kan U contact met ons opnemen via de volgende kanalen:

• per email: info@witteveengolf.nl
• schriftelijk naar volgend postadres: WitteveenGolf, HendrikSmitstraat 31, 1222GK te Hilversum

Indien U niet tevreden bent met ons antwoord, indien U opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van Uw rechten of indien U meent dat onze verwerking van Uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan heeft U het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Aanpassingen van deze Verklaring

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien Wij dit nodig achten.

Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze Verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen Wij U hiervan eveneens op de hoogte brengen en U een kopie van de bijgewerkte verklaring bezorgen.

Wij moedigen U daarnaast ook aan om periodiek deze Verklaring door te nemen om te weten te komen hoe Wij Uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.